首先，說一下“辦文”工作中經常出現、需要註意的幾點問題。

一是公文最起碼的格式要知道。

先說幾組數字。

① 37、35、28、26。說的就是頁邊距，天頭、地腳、訂口、切口分別對應著文本的上下左右，這個很好記，你就把右手放在紙面上，最下面是5,逆時針轉一周，後面跟著的就是6、7、8,上下是30,左右是20,所以頁邊距分別就是37、35、28、26,單位是毫米。

② 22、28。就是每頁的文字上下一共22行，每行28個字，設置方法就是按照前面的頁邊距調好後，在段落中調整段間距為固定值28磅，取消孤行控制、取消允許標點溢出邊界，選擇兩端對齊、基線對齊即可。

③ 半個、1個、2個、4個字符。半個、1個字符說的是頁碼，根據最新修訂的《機關公文處理工作條例》，公文的每頁都要有頁碼，包括首頁，位置編排在公文版心下邊緣之下，數字左右各印一條一字線，一字線與數字之間空1個半角空格，一字線上距版心下邊緣7mm.單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字；2個字符，說的就是每個自然段左空二字，回行頂格；4個字符說的是成文日期與版心右側的距離，單一機關行文時，成文日期編排在正文（有無正文說明的編排在無正文說明）下第五行位置，右空四字。署名在成文日期之上一行、以成文日期為準居中編排。

④ 空1行、空2行。先說比較特殊的空兩行，就拿通令舉例，加蓋領導名章時，在正文（有無正文說明的在無正文說明）下空二行右空四字加蓋，名章左空二字標註領導職務，以名章為準上下居中排佈，領導職務應當標註全稱；空一行的情況就比較多瞭，主送單位在標題下空一行、附件在正文下空一行、日期在領導名章下空一行等等。

再說說幾種字體。

標題用方正小標宋簡體二號字，正文用仿宋gb2312三號字，一級標題用黑體三號字，二級標題用楷體gb2312三號字，三四級標題用仿宋gb2312三號字，具體加不加粗沒有明確規定，但從單位發文情況看，二者皆有。

接下來說一下需要註意的幾個要素。

①附件，附件前空兩格，名稱後不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。有多個附件的，使用阿拉伯數字標註附件順序號。

②無正文說明，落款放不下的情況下，另起一頁第三行居左空二字標註“（此頁無正文）”。

③版記，應當位於公文的最後，即公文的最後一面（偶數頁）。當公文主體末尾處於奇數頁時，版記應當另起一面排印，且此頁不標註“（此頁無正文）”；當公文主體末尾處於偶數頁，且其下不足以排印版記全部內容時，版記應當另起一頁紙排印在最後一面，版記頁和前面的空白頁均不標註“（此頁無正文）”。有的文件版記在倒數第二頁，背面是白頁，其實就是訂反瞭。

二是最常用的技巧要掌握。

這裡簡單列舉幾個。

一個是excel表格的凍結窗口，統計報表，有的單位為瞭標準拆分很多個表格，打印出來掃描上報，既給自己制造瞭困難，也不方便機關統計，其實隻需要把最上面一欄的標題凍結，打印的時候自然而然的就分成瞭許多子表格。

第二個是解決word表格的重疊問題，基層可能經常遇到人員名冊表格亂竄的現象，隻需要調整表格屬性中的“環繞”，選擇定位取消“允許重疊”就能解決。

第三個是常用的符號怎麼找。比如六角括號“［］”、①、☑等等，首先可以在插入的符號裡面找，或者利用搜狗輸入法等智能輸入法直接打名稱，“☑”通過帶圈符號操作也可以，等等。

三是最基本的程序要落實。

該簽字蓋章的要簽字蓋章不能不負責任。比如上報涉及群眾切身利益、涉錢涉物涉及敏感事項的報告、報表，必須要上報含有簽字蓋章的掃描件，確保上報內容的質效性，防止文書代辦，便於追責問責。

該講究標準的要註重標準不能糊弄應付。上報材料是否美觀大方，一定程度上反映著單位的重視程度、工作標準、對上態度，標準不高必然需要返工，領導批評必然影響士氣，反反復復這麼幾次很容易把上下關系搞僵瞭、工作效率搞低瞭、被動落實搞煩瞭，所以一定要保持精品意識，形成自己單位、自己本人的品牌。

該征求群眾意見的必須征求意見不能想當然。按程序辦事是不出事的前提和保證，既是對群眾負責任，更是對自己負責任，所以上報的材料該會議研究的要會議研究，該征求群眾意見的要充分征求意見，這樣才能真正經得起各級的檢驗。

從機關來講，現在都是智能化辦公，保密室對公文的模板已經做瞭規范，想錯其實也很難，想要提高標準質量，最簡單、最高效的辦法就是向上級學，學領導講話、學呈件準備、學落實效率。這裡主要講一下所謂的共同“科目”。

一是不同類別的文件怎麼傳。主要說一下傳件之前建議做好的準備。

一要做好登記。機關一天可能會接到上級下發的好幾個文件，而這些文件的來源又不同，有可能是微信裡的提取碼、也有可能來自通訊通、保密郵寄或者是機要件，如果我們不及時簽收、下載、登記，很有可能在事務性工作的沖擊下造成丟事、落事，一方面可能好事忘瞭辦，造成群眾見的嫌隙；另一方面可能急事辦緩瞭，把上級工作給耽誤瞭。所以建議大傢養成登記的好習慣，打鉤銷賬、逐項落實。

二要預先學習。傳件的基礎就是自己先弄懂文件的主旨精神，這樣。一是自己做到心中有數、方便下步落實，二是節省領導時間、提高辦件效率。建議大傢平時都備有一支2B鉛筆，看到重點要求、關鍵內容、新生提法提前工整的給領導標註好，讓領導閱件過程中更快的找準重點。還有就是遇到術語名詞要有較真的精神，不能自己辦的件自己都不知道說的是什麼，比如“兩戰贏”“三條線”“四個確保”等等，一是領導問瞭你不知道，會質疑你辦件的態度、業務的能力，二是很多專業術語本身就是關鍵，所以要提前掌握，防止被問住、問倒。

三要知道程序。建議在《傳閱文件專用單》上按照領導次序，用楷體gb2312三號字體加粗提前打印領導姓名，便於領導圈閱；在《呈批文件專用單》最下欄，按照公文格式提前打印計劃采取的落實辦法；在承辦人處手寫本人的姓名。通常先送本部門領導閱批後，按照分管工作自上而下的順序呈需傳閱領導閱批。尤其要註意的是，當領導簽批指示後，要按照倒序向已簽約領導做好反饋，便於各級及時掌握本級落實辦法。一般四個時段要抓住：領導上班時，會議結束後，中午吃飯後，午睡起床時。三個時間要避免：快下班時，領導要出門時，領導正在開會時。同時，要帶上筆本，如果領導有指示可以及時記下來。

二是自己形成的文件怎麼辦。

一要按照步驟承辦。先將文件送股長審改並簽名，而後送部門副職領導審核、簽閱，再送部門領導審定、批示，再送支隊分管領導審定、批示，最後呈送單位領導閱示，需要其他領導閱悉的自上而下再傳閱。呈辦完畢後，要及時把單位領導批簽的原始意見送股長和部門領導過目，以便掌握具體情況。

二要避免低級失誤。辦文一定要認真仔細，嚴防發生文種選用錯誤、標題表述不準確、行文不嚴謹、時間地點錯誤、姓名職務錯誤、錯字漏字等低級問題發生，更有甚者出現缺頁或套模板忘記瞭要素等等。

三要詳細掌握內容。不管是本人送簽，還是代他人送簽，都要對整個材料的情況做到心中有數，為什麼這樣寫，理由和依據是什麼有準確把握，讓呈批的過程更加順利。

三是各種題材的材料怎麼寫。這裡講一講平時機關常見的四種類型材料和撰寫套路。

“通知”要簡潔：就是把該說的事情說清楚就行，越簡潔越好，直截瞭當，不能繞，不是非得分個一二三。“通報”要點準：基層對通報最敏感，因為通報直接關系對單位工作成效的肯定和否定。所以要把握一個字，那就是“準”，肯定成績要準，指出問題也要準，點準瞭基層就服氣，點不準基層就會有意見。通報通常隻點事、點人、點單位，不要作評論。比如“不積極”“不主動”“不上進”等形容詞。還有就是表揚單位的時候不要太多，否則就失去激勵性。

“講話”要貼合：寫領導講話稿的首要問題是要“定位準”，所謂“定位準”就要明白這個講話稿是某某領導的講話稿，而不是你某某某的講話稿。因此，要寫領導想講的話，而不是寫你想講的話，如果寫得思路、觀點再好，而不符合領導的意圖，那麼這個講話稿是不成功的。所以說，寫好領導講話稿功夫關鍵要花在平時，平時要多琢磨領導抓工作的思想、思路和關註點，多記一些領導在會議上的思想火花和所講的經典語言等等。還有一點就是，要瞭解領導的風格，根據不同的風格去寫。每名領導對於自身講話稿的風格都是不一樣的，如有的喜歡長句，有的喜歡短句，有的喜歡用排比，有的喜歡精煉等等。

“匯報”有三要：一個是表達要生動。不能光是幹巴巴地講一些工作做法，而是要註重用數據、事例、具體成績和群眾的反映、包括所說的話來佐證、來說明。第二個是重點要突出。寫匯報材料既要註重全面反映所開展工作情況，更要重點突出，面面俱到什麼都想講好，往往到最後什麼都講不好，給對方留不下有深刻印象的內容。怎麼突出重點，一是根據聽匯報的領導所從事的工作領域來定；二是根據本單位領導盯抓的工作來定；三是根據上級工作重點和階段工作特點來定。第三個是表達要精煉。就是盡量用最少的話把要表達的意思表達出來。

“紀要”有四點：會議指出，觀點很明確，對已發生事物的評論，一般都對標對表。會議認為，主觀色彩多一些，感性言論多一些，對事情意義的評價。會議強調，說的是重點需要知曉的內容。會議要求，是對下步落實具體的安排。

材料寫的好壞不光是靠寫材料那十幾個或者幾十個小時所花的時間和功夫，主要取決於平時下瞭多少功夫，作瞭多少努力。一是多學習。隻有平時多看材料，才能在工作需要時會寫材料。要多向身邊工作經驗豐富的同事求教，這樣寫出的材料才能有實際指導價值、有指向性、有操作性。二是多思考。有事沒事經常去思考單位建設方面的問題，思考得越多，思路就越成熟、觀點就越完善、思想積淀就越多，寫材料時就越有自己的東西好寫。三是多琢磨。寫材料時一定不能急於求成，要舍得吃苦，舍得花時間和精力，先把提綱一層層列好，然後，每條提綱下面一句話一句話、一個字一個字地去細細琢磨，認認真真地寫，“慢功出細活”，這樣慢慢“磨”出來的材料才有可能做到“一稿過”。

接下來，說一下“辦會”

這裡主要按流程給大傢捋一捋平時用得到、需要註意的問題。

先講一下各種場合的“座次”。與上級看齊就不會錯，向中央看齊、向總部看齊、向單位看齊，重點記住幾個原則：一是2號領導永遠坐在1號領導的左手邊；二是面門為大，以左為尊；三是要區分好黨務會還是行政會，黨務會看黨內職務，行政會看行政職務。掛警徽，則按編制序列，軍事主官為1號，政治主官為2號；掛黨徽或不掛徽，明確為黨務會議的，書記為1號，副書記為2號。首先確定1號領導的位置，而後依次排列。這裡我主要就機關、基層幾種不同的會場佈置，講一下座次。

二是說一下承辦涉上級會議的相關準備。最常見的電視會議準備大體分9步：①同單位業務部門聯系，提前拿到會議資料，瞭解參會著裝等要求；②印發參會通知，提前1-2天當面通知參會領導和部門職能股室，不在位的要電話請示，註意禮貌用語；③與單位聯系試線；④打印會議資料；⑤佈置會場；⑥協調照、錄像人員就位；⑦請領導入場（提前10分鐘）；⑧清點並報告人員到位情況；⑨對會場秩序作簡要提示。另外著重講一下有上級領導參會時的服務細節：①接站的工作要做好，請示車型、確定接待領導、瞭解出發到達時間、參會人員；②開會前5分鐘泡茶，會場備好開水；③毛巾板要整齊、幹凈、無異味，可參照“豆腐塊”折疊；④及時錄音錄像，做好會議記錄；⑤提前草擬新聞，增強上報的時效性，有秘書陪同的要上報秘書審閱。

三是說一下承辦本級會議的基本要求。①建議無論會議大小，都列出清單，將要做的工作全部列出來，規定完成時限，明確責任人。②是材料準備，一定要早動手、早準備，材料寫好瞭，會議就成功瞭一半。③要強化聯合辦會意識，把協調工作做在前面。要加強與領導、與各職能部門之間的聯系，及時召開協調會，統一思想、明確任務、通報情況，讓每位辦會人員做到心中有數。④對規定時間內完成的工作，隻能按期或提前完成，決不能拖延，否則肯定影響會議質量。

最後一個方面，說一下“辦事”

主要是要有“五性”。

第一個是規范性。隻有自身“規范運作”，才能保證基層建設的各方面工作有序進行。機關幹部無論是說話辦事、處理問題，還是出主意、提建議，一定要心中有法、謀事合法、事事遵法，養成嚴格按程序辦事的習慣，該請示的要請示，該匯報的要匯報，該研究的要研究，不可自作聰明、隨意處理。否則，不僅容易出差錯，而且還易引發矛盾和問題。

第二個是原則性。作為機關幹部，是否秉公辦事，事關黨委的形象和威信，事關廣大群眾的切身利益，事關單位的遠發展，因此，每名機關幹部，手中或多或少都有點權利，如果辦事不講原則，就一定會敗事、會壞事，損害的是單位風氣，給單位建設造成的是“硬傷”，所以表揚也好、通報也好決不能論親疏遠近。

第三個是主動性。幹工作要有回音。無論是領導辦交的事，還是基層請示的事，都要有回音。這裡有四個“凡是”：凡是早也是要辦，晚也是要辦，一定要早辦；凡是主動也是辦，被動也是辦，力爭主動辦；凡是也可以去辦，也可以不辦，盡可能地辦；凡是冷淡也是辦，熱情也是辦，還不如熱情地辦。

第四個是專業性。最基本的，當領導問起你本職業務中上級的最新指示要求、相關規章制度和單位底數情況時，要做到“問不倒”，而不能一問三不知，或不懂裝懂，給領導提供錯誤信息，從而影響黨委領導決策；其次，要適時地就自身“一畝三分地”的建設，向部門領導或黨委領導提出自己的見解，並爭取能讓自己的這個建議最終能被采納，在推進單位建設上發揮較好的作用。

第五個是嚴謹性。比如為領導帶車，人在車上，腦子要想著事，路怎麼走、在哪休息、到瞭基層後先幹什麼等等。不能出現帶著車睡著瞭，到瞭哪兒不知道，手機不停響，甚至找不到地方。比如下基層查勤，要事先弄清支隊是如何安排的、什麼時間查、重點查哪些內容、有什麼規定要求、上級有沒有新指示、口令是什麼等。比如接待，要考慮都是誰、有什麼特殊要求、生活習慣、民族風俗，在哪下站、要不要接、怎麼安排車輛、如何住、如何吃、車要不要加油，怎樣安排視察路線，是否協調地方領導，要準備哪些資料等等。總之，要窮盡可能預有準備，在細節上見功力、見質量。