項目采購管理

哈格里夫斯 2024-04-29 12:48 1次浏览 0 条评论 taohigo.com

在瞭解項目采購管理之前,先來瞭解幾個概念:

1.賣方:因應用領域不同,賣方可以是承包商、分包商、供貨商、服務提供商或供應商。

2.買方:基於買方在項目采購循環中的位置不同,買方可被稱為客戶、顧客、總包商、承包商、采購組織、政府機構、服務需求者或采購方。

3. 合同:因應用領域的不同,合同也可被稱為協議、分包合同或采購訂單。

項目采購管理包括從項目團隊外部采購或獲取所需產品、服務或成果的各個過程。

項目采購管理過程包括:

規劃采購管理 — 記錄項目采購決策、明確采購方法,及識別潛在賣方的過程。主要作用是確實是否從項目外部獲取貨物和服務,如果是則還要確定將在什麼時間,以什麼方式獲取什麼貨物和服務。

實施采購 — 獲取賣方應答、選擇賣方並授予合同的過程。

控制采購 — 管理采購關系、監督合同績效、實施必要的變更和糾偏,以及關閉合同的過程。

規劃采購管理

規劃采購管理是記錄項目采購決策、明確采購方法,及識別潛在賣方的過程。本過程的主要作用

是,確定是否從項目外部獲取貨物和服務,如果是,則還要確定將在什麼時間、以什麼方式獲取什

麼貨物和服務。貨物和服務可從執行組織的其他部門采購,或者從外部渠道采購。本過程僅開展一

次或僅在項目的預定義點開展。

供方選擇分析:

在確定選擇方法前,有必要審查項目競爭性需求的優先級。由於競爭性選擇方法可能要求賣方在事前投入大量時間和資源,因此,應該在采購文件中寫明評估方法,讓投標人瞭解將會被如何評估。常用的選擇方法包括:

  • 最低成本。最低成本法適用於標準化或常規采購。此類采購有成熟的實踐與標準,有具體明確的預期成果,可以用不同的成本來取得。
  • 僅憑資質。僅憑資質的選擇方法適用於采購價值相對較小,不值得花時間和成本開展完整選擇過程的情況。買方會確定短名單,然後根據可信度、相關資質、經驗、專業知識、專長領域和參考資料選擇最佳的投標人。
  • 基於質量或技術方案得分。邀請一些公司提交建議書,同時列明技術和成本詳情;如果技術建議書可以接受,再邀請它們進行合同談判。采用此方法,會先對技術建議書進行評估,考察技術方案的質量。如果經過談判,證明它們的財務建議書是可接受的,那麼就會選擇技術建議書得分最高的賣方。
  • 基於質量和成本。在基於質量和成本的方法中,成本也是用於選擇賣方的一個考慮因素。一般而言,如果項目的風險和(或)不確定性較高,相對於成本而言,質量就應該是一個關鍵因素。
  • 獨有來源。買方要求特定賣方準備技術和財務建議書,然後針對建議書開展談判。由於沒有競爭,因此僅在有適當理由時才可采用此方法,而且應將其視為特殊情況。
  • 固定預算。固定預算法要求在建議邀請書中向受邀的賣方披露可用預算,然後在此預算內選擇技術建議書得分最高的賣方。因為有成本限制,所以賣方會在建議書中調整工作的范圍和質量,以適應該預算。買方應該確保固定預算與工作說明書相符,且賣方能夠在該預算內完成相關任務。此方法僅適用於工作說明書定義精確、預期不會發生變更,而且預算固定且不得超出的情況。

招標文件

招標文件用於向潛在賣方征求建議書。如果主要依據價格來選擇賣方(如購買商業或標準產品時),通常就使用標書、投標或報價等術語;如果其他考慮因素(如技術能力或技術方法)至關重要,則通常使用建議書之類的術語。具體使用的采購術語也可能因行業或采購地點而異。取決於所需的貨物或服務,招標文件可以是信息邀請書、報價邀請書、建議邀請書,或其他適當的采購文件。使用不同文件的條件如下:

  • 信息邀請書 (RFI)。如果需要賣方提供關於擬采購貨物和服務的更多信息,就使用信息邀請書。隨後一般還會使用報價邀請書或建議邀請書。
  • 報價邀請書 (RFQ)。如果需要供應商提供關於將如何滿足需求和(或)將需要多少成本的更多信息,就使用報價邀請書。
  • 建議邀請書 (RFP)。如果項目中出現問題且解決辦法難以確定,就使用建議邀請書。這是最正式的“邀請書”文件,需要遵守與內容、時間表,以及賣方應答有關的嚴格的采購規則。

買方擬定的采購文件不僅應便於潛在賣方做出準確、完整的應答,還要便於買方對賣方應答進行評價。采購文件會包括規定的應答格式、相關的采購工作說明書,以及所需的合同條款。

采購文件的復雜和詳細程度應與采購的價值及相關的風險相符。采購文件既需要具備足夠詳細的信息,以確保賣方做出一致且適當的應答,同時它又要有足夠的靈活度,讓賣方為滿足相同的要求而提出更好的建議。

采購工作說明書

依據項目范圍基準,為每次采購編制工作說明書(SOW),僅對將要包含在相關合同中的那一部分項目范圍進行定義。工作說明書會充分詳細地描述擬采購的產品、服務或成果,以便潛在賣方確定是否有能力提供此類產品、服務或成果。根據采購品的性質、買方的需求,或擬采用的合同形式,工作說明書的詳細程度會有較大不同。工作說明書的內容包括:規格、所需數量、質量水平、績效數據、履約期間、工作地點和其他要求。采購工作說明書應力求清晰、完整和簡練。它需要說明所需的附加服務,例如,報告績效,或對采購品的後續運營支持。在采購過程中,應根據需要對工作說明書進行修訂,直到它成為所簽協議的一部分。

對於服務采購,可能會用“工作大綱 (TOR)”這個術語。與采購工作說明書類似,工作大綱通常包括以下內容:

  • 承包商需要執行的任務,以及所需的協調工作;
  • 承包商必須達到的適用標準;
  • 需要提交批準的數據;
  • 由買方提供給承包商的,將用於合同履行的全部數據和服務的詳細清單(若適用);
  • 關於初始成果提交和審查(或審批)的進度計劃。

供方選擇標準

在確定評估標準時,買方要努力確保選出的建議書將提供最佳質量的所需服務。供方選擇標準可包括(但不限於):

  • 能力和潛能;
  • 產品成本和生命周期成本;
  • 交付日期;
  • 技術專長和方法;
  • 具體的相關經驗;
  • 用於響應工作說明書的工作方法和工作計劃;
  • 關鍵員工的資質、可用性和勝任力;
  • 公司的財務穩定性;
  • 管理經驗;
  • 知識轉移計劃,包括培訓計劃。

針對國際項目,評估標準還可包括“本地內容”要求,例如,在提議的關鍵員工中要有本國人。針對不同的標準,可以用數值分數、顏色代碼或書面描述,來說明賣方滿足采購組織需求的程度。這些標準是加權系統的組成部分,可據此以加權打分的方法排列所有建議書的順序,以便確定談判的順序,並與某個賣方簽訂合同。

組織過程資產更新

作為規劃采購管理過程的結果,需要更新的組織過程資產包括(但不限於)關於合格賣方的信息。鑒於采購的法律性質,不應把表 12-1 的內容看成規定性描述,而隻應該把它們看成關於所需文件的類型和內容的總體大綱,用於指導實施采購工作。組織、環境和法律規定會決定項目具體需要的文件類型和內容。

實施采購

實施采購是獲取賣方應答、選擇賣方並授予合同的過程。本過程的主要作用是,選定合格賣方並簽署關於貨物或服務交付的法律協議。本過程的最後成果是簽訂的協議,包括正式合同。本過程應根據需要在整個項目期間定期開展。

協議

合同是對雙方都有約束力的協議。它強制賣方提供規定的產品、服務或成果,強制買方向賣方支付相應的報酬。合同建立瞭受法律保護的買賣雙方的關系。協議文本的主要內容會有所不同,可包括(但不限於):

  • 采購工作說明書或主要的可交付成果;
  • 進度計劃、裡程碑,或進度計劃中規定的日期;
  • 績效報告;
  • 定價和支付條款;
  • 檢查、質量和驗收標準;
  • 擔保和後續產品支持;
  • 激勵和懲罰;
  • 保險和履約保函;
  • 下屬分包商批準;
  • 一般條款和條件;
  • 變更請求處理;
  • 終止條款和替代爭議解決方法。

控制采購

控制采購是管理采購關系,監督合同績效,實施必要的變更和糾偏,以及關閉合同的過程。本過程的主要作用是,確保買賣雙方履行法律協議,滿足項目需求。本過程應根據需要在整個項目期間開展。

對於有多個供應商的較大項目,合同管理的一個重要方面就是管理各個供應商之間的溝通。鑒於其法律意義,很多組織都將合同管理視為獨立於項目的一種組織職能。

在控制采購過程中,需要把適當的項目管理過程應用於合同關系,並且需要整合這些過程的輸出,以用於對項目的整體管理。如果涉及多個賣方,以及多種產品、服務或成果,就往往需要在多個層級上開展這種整合。合同管理活動可能包括:

  • 收集數據和管理項目記錄,包括維護對實體和財務績效的詳細記錄,以及建立可測量的采購績效指標;
  • 完善采購計劃和進度計劃;
  • 建立與采購相關的項目數據的收集、分析和報告機制,並為組織編制定期報告;
  • 監督采購環境,以便引導或調整實施;
  • 向賣方付款。

控制措施的質量,包括采購審計的獨立性和可信度,是采購系統可靠性的關鍵決定因素。組織的道德規范、內部法律顧問和外部法律咨詢,包括持續的反腐計劃,都有助於實現適當的采購控制。

在控制采購過程中,需要開展財務管理工作,包括監督向賣方付款。這是要確保合同中的支付條款得到遵循,確保按合同規定,把付款與賣方的工作進展聯系起來。需要重點關註的一點是,確保向賣方的付款與賣方實際已經完成的工作量之間有密切的關系。如果合同規定瞭基於項目輸出及可交付成果來付款,而不是基於項目輸入(如工時),那麼就可以更有效地開展采購控制。

在合同收尾前,若雙方達成共識,可以根據協議中的變更控制條款,隨時對協議進行修改。通常要書面記錄對協議的修改。